生活中，人们有时把“某人不会打借条”，“不会写信”，说成是“不会写应用文”，这种应用文是指日常应用文。广义的应用文是国家机关、企事业单位、社会团体以及人民群众在日常生活、工作学习中办理公务和个人事务时，具有直接使用价值和某种惯用体式的一类文章的总称。
应用文在长期的写作实践中，逐渐形成了一套自身的语言运用特点。
应用文的语言重在实用，一个字一句话往往至关重要。有人说“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲笔，笔下有毁誉忠奸。”这句话虽然未免有些夸张，却也说出了应用文语言的重要性。
应用文的语言运用，总的来说，要求表述准确、恰当，不能使记载与传递的信息变异、失真或导致接收者产生不同的理解，从而贻误工作。应用文的语言表述，根据不同文体，须遵循下述要求：
1．严谨、庄重
应用文中的公文代表机关发言，具有法定的权威性，其用语应当严谨、庄重，以体现出公文的严肃性，因此，既不宜使用口语，也不宜运用文学语言。具体要求是：
（1）使用规范化的书面语言。规范化的书面语言词义严谨周密，正确使用它可使读者准确理解公文、不产生歧义从而能认真执行。首先，不要使用口语。如：在文件用语中，使用“商榷”、“面洽”、“诞辰”、“不日”、“业经”、“拟”等书面语言，而不使用“商量”、“生日”、“不几天”、“早已经过”、“打算”等口语，以示庄重。其次，不使用生造的晦涩难懂的词语和不规范的行话、方言或简称。如称“少女”为“细妹子”，称“打击经济犯罪办公室”为“经打办”，称“计划生育办公室”为“计生办”，将“爱国卫生运动”简称为“爱卫运动”等。这不仅会使读者费解，影响到公文传递信息的功能，而且也影响公文制发机关的尊严与文件的权威性。
（2）使用专用词语。长期以来，人们在公文中沿用一些使用频率较高的专用词语。这些词语虽非法定，但已约定俗成。尤其是公文中的专用词语，虽然与旧文书中的套语有一定的联系，但经过历次公文改革的筛选提炼，已去除其糟粕，保留了至今仍具积极作用的部分。掌握这些词语，有助于文章表述得简练。例如用于征询对方意见和反应的商洽词，有：妥否、当否、是否妥当、是否同意、意见如何等。这些词语简洁明了，有针对性，有助于表达得简练、严谨并富有节奏感，从而赋予庄重、严肃的色彩。
2．恰当准确
正确地记载与传递信息是撰写应用文的基本要求，遵循这一要求，应用文的语言表述必须符合客观实际，符合逻辑，即概念准确而恰当，还要符合语法修辞的规范。
词语的信息容量与信息的确定性成反比例，如果一个词语的信息容量太大，就会使人们对词语所含内容认识模糊，从而影响对文章的准确理解，甚至因为主观因素的不同而发生歧解， 因此，在撰写公文和科技文章时，要避免使用词义不确定的词语。如“最近他表现不好”这句话，就难以给人以准确的认识。首先，“最近”是指什么时间？而“表现不好”又缺乏明确而具体的衡量标准。在公文和科技文章中表述事物状态时，宜用含义单一、意义确定的数量词、名词、动词和代词，尽量不用或少用副词与形容词，如：说明一项工作任务已“基本完成”，不如说“已完成80%”更为确定；表述事件发生的时间，应确切地写出：“××时××分”，而不要写“太阳已经落山”或“时近黄昏”，因为后者会使读者对时间产生模糊认识。在表述事物的性质时，也应选用词义确定的词语，如因事物性质复杂，无确切的词语表示，就要增添附加词语，作必要的修饰与限定，使概念得以明确。如《中华人民共和国刑法》对于“首要分子”的界定是“在犯罪集团或者聚众犯罪中起组织、策划、指挥作用的犯罪分子”。“首要分子”的概念，经如此说明之后，就非常明确了，有利于在执行时划清政策界限。与此相反，如果使用词义不确定的词语，则无法准确地反映客观事物的本质属性、形态以及作者的意图。
3．朴实得体
应用文是处理办理事务的工具，又是沟通信息的基本方式，因此，强调用语朴实和得体。
朴实，即文风要朴实无华，语言实在，强调直接叙述。不追求华丽词藻，也不搞形象描写，更不用含蓄、虚构的写作技巧。
得体，即指应用文语言应适应不同文体的需要，说话讲究分寸、适度。应用文的语言是为特定的需要服务的，要受明确的写作目的、专门的读者对象、一定的实用场合等条件的制约，因此语言使用一定要得体。例如：撰写公文，其用语就应当符合公文的行文关系、使用范围与作者的职权范围（地位与身份）。对上行文，宜用语尊重、简要，体现出下级机关对上级机关负责的精神；平行机关之间行文，要体现出诚恳配合、自愿协作的态度，用语谦和礼貌；对下行文，要体现出领导机关的权威与政策水平，用语明确、具体，分寸得当；公布性文告的用语宜通俗、明白，尽力避免生僻难懂的词语、典故及专业术语。如广播稿的语言要通俗化、口语化，尽量使用短语，避免用长句，有些词语在书面语中可适用，在广播稿中却不适用。用于社会公共服务的文件，更要注意词语平和而有礼貌，表示出热诚服务的愿望。
4．简明生动
为了加快阅文办事的节奏，应用文用语必须简明精练，即用尽可能少的文字，浓缩大量的信息，，竭力将可有可无的字、词、句、段和空话、套话删去，做到言简意赅。如果是面对听众的报告、演说词，就需要语言生动一些，以加强文章的感染力。如解说词是供群众听的，读起来要上口，听起来要顺耳。又因为解说词是对实物和画面进行解说的，所以要用形象的文学语言，描绘所解说的事物和形象，感情要充沛，还可综合使用记叙、描写、说明、议论、抒情等多种表达方式。